Ministerie van Binnenlandse Zaken (Duitsland)
Projectleider BundOnline

Online kennissysteem voor 400 IT-deelprojecten ministeries
10/2002 - 7/2004

Opdracht

Het project BundOnline werd gestart op initiatief van Bondskanselier Schröder onder het motto 'Die Daten sollten laufen, nicht die Bürger'. Doel was de dienstverlening van de Duitse overheid via internet veel beter toegankelijk te maken voor bevolking en bedrijfsleven. De minister van Binnenlandse Zaken werd belast met de uitvoering ervan. Het project BundOnline ontwikkelde zich al snel tot een speerpuntproject van de Duitse regering en daarmee tot een van de grootste E-government-projecten in Europa.

Uitdagingen

In minder dan vier maanden na de start werd door Jaro Management & Consulting als interimoplossing het online kennissysteem gedefinieerd en geïmplementeerd. Dit systeem stelde de projectleiding in staat om centrale richtlijnen en aanwijzingen, onder meer voor het project- en risicomanagement, op een eenvoudige manier te publiceren voor de decentraal uitgevoerde deelprojecten. Tegelijkertijd kon het uitvoerend niveau zijn ervaringen en 'best practices' delen met anderen. In deze 'politieke' context droeg de publicatie van relevante gegevens van alle projectmedewerkers in hoge mate bij aan de goede onderlinge communicatie en samenwerking.

Veel aandacht werd besteed aan het redactionele proces, zodat het kennissysteem werd gevoed met voldoende relevante en actuele bijdragen. Naast het leiding geven aan de dagelijkse redactiewerkzaamheden werd een migratieplan opgesteld om deze interim-oplossing binnen twaalf maanden te migreren naar het CoreMedia-systeem. Dit professionele contentmanagementsysteem is speciaal voor dit doel door de overheid als Zentrale Basiskomponente aangeschaft. Het opstellen van de gebruikerseisen (inclusief content- en navigatiestructuur) alsmede het testen en migreren c.q. invoeren van de gegevens en informatie werden in ruim tien maanden doorgevoerd.

Resultaten

De eerste versie van het nieuwe systeem werd in december 2003 in productie genomen. Vervolgens werd het systeem uitgebouwd en verbeterd. Het redactieproces werd geïntegreerd met andere webapplicaties en portalen-redacties van de verschillende ministeries en andere overheidsinstellingen. Uiteindelijk bedroeg de omvang van het kennismanagement- en portaalsysteem ruim 2000 organisatie-eenheden en een omvangrijke gegevens- en informatiebasis, met onder meer ruim 700 formulieren, een vacaturebank en ruim 1000 andere online-diensten. Het systeem werd regelmatig geactualiseerd door ruim 1200 redacteuren. Het gemiddelde aantal aanvragen per maand bedroeg ruim 1,7 miljoen. Dat illustreert het succes en de acceptatie van het systeem.

Jaro Management & Consulting voerde het project uit in de periode 10/2002 - 7/2004 gedurende drie tot vier dagen per week in Berlijn. De voortgang en de resultaten werden direct gerapporteerd aan de projectleiding en de Directeur Generaal ICT van het Ministerie van Binnenlandse Zaken.