gemeentebestuur Remscheid
Consultant/Projectleider project MittelstandsTransfair

Verbeteren relatie overheid - middenstand
10/2002 - 4/2004

Opdracht

Uit onderzoek was gebleken dat de middenstand van Remscheid zeer ontevreden was over de lokale overheid. Met het project MittelstandsTransfair beoogde het gemeentebestuur van Remscheid de relaties tussen overheid en plaatselijke middenstand aanzienlijk te verbeteren. Punten van kritiek betroffen de onduidelijke processen bij de gemeente alsmede het ontbreken of niet kunnen vinden van gekwalificeerde aanspreekpartners. De mogelijkheden voor (financiële) ondersteuning door de stad waren bij de lokale bedrijven veelal onbekend en werden dus ook (te) weinig benut. Het project werd uitgevoerd als voorbeeldproject van het overkoepelend project Mittelstandsfreundliche Verwaltung NRW van de deelstaat Nordrhein-Westfalen.

Uitdagingen

Na het interviewen van een grote groep lokale ondernemers en stadsbestuurders werd door Jaro Management & Consulting voor de middenstand een dienstencatalogus opgezet. Deze bevatte gedetailleerde informatie over de belangrijkste gemeentelijke instanties en hun diensten, zoals Bau-, Umwelt-, Einwohneramt en Städtebau und Stadtentwicklung. Op basis van deze gegevens werd vervolgens een attractief vouwblad ontwikkeld, de Verwaltungswegweiser, met vele relevante gegevens van de betreffende organisaties en veelvoorkomende vragen & antwoorden.

Resultaten

Dit eerste organisatieonderzoek resulteerde tevens in een volledige procescatalogus van de primaire processen bij de lokale overheid. Het Baugenehmigungs-prozess werd als voorbeeldproces diepgaand geanalyseerd en voorzien van de nodige verbeteringsvoorstellen voor doorloopsnelheid en het informeren van de aanvrager over de actuele behandelstatus via internet, e-mail etc.
De website www.remscheid.de werd vernieuwd en beter toegankelijk gemaakt. Tevens kunnen nu - op basis van site-monitoring - het 'gedrag' en de behoeften van de gebruikers beter worden geregistreerd.

Het nieuw ontwikkelde communicatieplan werd onder onze begeleiding doorgevoerd om de lokale overheid in staat te stellen frequenter en resultaatgerichter te communiceren met de ondernemers in Remscheid.

Uit een vervolgonderzoek in 2005 bleek dat zowel de bekendheidsgraad bij als de tevredenheid van de middenstand van Remscheid aanzienlijk waren verbeterd.

Jaro Management & Consulting voerde het project uit in de periode 10/2002 - 4/2004 gedurende één tot twee dagen per week in Remscheid. De voortgang en de resultaten werden direct gerapporteerd aan de Oberbürgermeister van de stad.